בעבודה נכונה וחכמה עם מערכת הדיוור שלכם אפשר לחסוך עשרות שעות עבודה, זה אולי נשמע מוגזם אבל אני מבטיחה שלא. מוזמנים להמשיך לקרוא ולגלות בדיוק איך עשיתי את זה ללקוחה וכמה זמן היא חסכה בזכות זה.
הקדמה:
אם אתם עובדים עם מערכת דיוור ועושים הרבה סדנאות, וובינרים או קורסים אתם יודעים כמה זמן מתבזבז על לשכפל את כל סדרות המיילים, ליצור קבוצות חדשות, לשכפל דפי נחיתה והכל פשוט כאב ראש אחד גדול!!
זה לא חייב להיות ככה – יש פתרונות וזה מה שאני הולכת להראות כאן היום בדיוק.
לפני כחודש הגיעה אלי לקוחה בשם מוריה בעלת העסק “שפה אחת” סדנאות, קורסים ומפגשים של תקשורת עם בעלי חיים.
העסק של מוריה נפתח לפני פחות משנה וגדל במהירות מסחררת.
למוריה הייתה בעיה שהעיקה עלייה, היא עושה המון המון קורסים סדנאות ווובינים ומפגשים ובכל פעם שפתחה תאריך חדש היא הייתה צריכה לשכפל את כל המסרים מחדש ולקוות שאין בדרך אף טעות, להעתיק את רשימות הדיוור, להעתיק את כל המסרים ולעבוד מאד מאד קשה.
מוריה הגיעה אלי וביקשה ממני לעזור לה למצוא דרך לקצר תהליכים ולהפוך את הרב מסר שלה לאוטומטי ויעיל יותר.
וזה מה שעשינו ביחד, בסוף התהליך העבודה על מערכת הדיוור התקצרה משמעותית, מה שלקח כמה שעות של עבודה התקצר לכמה דקות!
זה לא קסם, ולא גיליתי את אמריקה, בכל מערכת דיוור יש תמיד אופציות של אוטומציה ואפשרויות נסתרות שלא כולם מכירים ושיכולות להפוך את העסק למכונה אוטומטית ומשומנת.
לפני שאני מתחילה להסביר את מה שעשיתי אני רוצה להסביר עקרון חשוב
העקרון שעוזר להפוך את המערכת לאוטומטית ומקצר תהליכים הוא לנסות למפות את הפעולות שעושים וליצור אותם בתור תבנית, ואז לא משנה אם יש 10 וובינרים או 800 עדיין הכל יתקתק בצורה אוטומטית ולא יהיה צורך בשעות של עבודה על שכפול תכנים ושינוי נתונים לפני כל וובינר או סדנה.
אז איך עשיתי את זה בפועל?
שלב ראשון:
יצרתי במערכת הדיוור שדות כמו: תאריך סדנה, שעת סדנה, מיקום סדנה, הוראות חנייה וכו’
וגם: תאריך וובינר, שעת וובינר וכו’
כל נתון שיכול להשתנות קיבל שדה משלו.
שלב שני:
הכנסתי את כל השדות בתוך דפי הנחיתה הרלוונטים, אבל הגדרתי אותם כשדות נסתרים כך שמי שגולש בדף הנחיתה לא רואה את השדות.
מה שיוצר מצב שבכל פעם שמישהו נרשם מדף נחיתה אוטומטית נמשכים לתוך המערכת המידע של השדות, וכך אנחנו יודעים לאיזה וובינר הוא נרשם, באיזה שעה וכו’
שלב שלישי:
הכנת המיילים עם המידע מתוך השדות הנסתרים.
מכירים את זה שאתם מכינים מייל בתוך מערכת הדיוור ואז אתם רוצים ליצור פרסונליזציה שכל אחד יקבל מייל עם השם שלו? כדי לעשות את זה אתם כותבים נניח: היי, ואז מכניסים סוגריים שבתוכם יהיה את השם של הלקוח, ואז זה נראה ככה: היי, [[שם לקוח]] וכל לקוח מקבל מייל עם השם שלו.
אז בדיוק על אותו עקרון אפשר להגדיר שהלקוחות יקבלו מיילים עם כל המידע על הסדנה או הוובינר שהם נרשמו אליו. זה נראה ככה: היי, [[שם]] תודה שנרשמת לוובינר בנושא [[נושא הוובינר]], זה קורה בתאריך [[תאריך הוובינר]] בשעה [[שעת וובינר]]
על אותו עקרון כמובן אפשר ליצור שדות נוספים לפי מה שרלוונטי לכם.
מה שמגניב פה זה כמה דברים:
1. אם פתאום התאריך, המיקום או כל פרט אחר משתנה, אין צורך להכנס לכל המיילים ולשנות את הניסוח בכולם, פשוט נכנסים לערך של השדה הרלוונטי ומשנים אותו משם.
2. ניתן ליצור ככה עשרות וובינרים וסדנאות בלי להעמיס על המערכת בלי לשכפל את המיילים שוב ושוב ולחשוש מטעויות ובלי להעמיס בעוד ועוד קבוצות דיוור, וכמובן הכי חשוב לחסוך הרבה מאד זמן. כך אוטומטית כל מי שנרשם מקבל מייל שמכיל את הפרטים של האירוע הספציפי שאליו הוא נרשם.
שלב רביעי:
מיילים מתוזמנים לפי שדה תאריך
מכירים את זה שאפשר לעשות בכל מערכת דיוור מיילים ללקוחות לפי תאריך היום הולדת וככה לשלוח להם מייל יום לפני יום ההולדת למשל?
אז על אותו עקרון ניתן ליצור בכל מערכת דיוור מייל שמתוזמן לפי תאריך שתחליטו, במקרה הזה ייצרתי מיילים שמתוזמנים לפי התאריך של הסדנה או הוובינר, יצרתי מייל שמגיע תמיד 3 ימים לפני, יום לפני ויום אחרי וכו’
וכך כל המיילים תמיד מגיעים בזמן הנכון ובתזמון הנכון וזה חוסך ים של עבודה!!
לסיכום: כל מערכת דיוור מכילה בתוכה אפשרויות אוטומציה שונות וקצת יותר מורכבות, ברגע שמכירים אותם מערכת הדיוור יכולה להפוך לאוטומטית יותר, מהירה יותר ולחסוך לכם המון זמן.
הנה כמה מילים שכתבה לי מוריה חודשיים אחרי שסיימנו לעבוד יחד.
(איך אני חושבת פשוט ומגיעה למשהו מורכב)יש בו סדנאות פרונטליות
מפגשי תרגול במקומות שונים ושעות שונות ברחבי הארץ.
קורסים אינטרנטיים מוקלטים, קורסים לייב וובינרים.
לא ממש זוכרת איך הגעתי אל תהילה.אבל היא פתרה את זה ברגע!טוב לא נגזים – תהילה יסודית – היא תשאלה אותי מה הצרכים, ותשאלה את חברת הדיוור איתה אני עובדת.
שאלות נפוצות:
האם אפשרי לעשות את זה בכל מערכת דיוור?
כן, בכל מערכת דיוור שאני מכירה בעברית יש את האופציה הזאת, לפעמים ההגדרות קצת שונות אבל העקרון דומה וזה אמור לעבוד בכל מערכת דיוור. עשיתי את זה ללקוחות בכמה מערכות דיוור שונות וזה עובד מעולה.
האם זה מסובך לעשות את זה?
מסובך זה לא, זה מצריך הכרות טובה עם המערכת אבל איך אומרים? “מנסים ומנסים עד שמצליחים”
אני מעבירה להרבה לקוחות שיעורים פרטיים על מערכות דיוור וברגע רואים פעם אחת איך זה עובד הכל נהיה קל יותר.
כמה זמן זה יכול לחסוך?
ברגע שבונים את התהליכים במערכת והופכים אותם לתבניות שרק מצריכות שכפול בכל פעם זה חוסך עשרות שעות עבודה תלוי בהקף העבודה שלכם.
בהצלחה
תהילה
