עצמאית ועובדת מהבית ורוצה להיות יותר יעילה? זה הפוסט בשבילך!

מסקר שערכתי בקרב נשים עצמאיות שרובן עובדות מהבית (79% סקר או לא סקר?!)

הנושא שהכי בוער לכן להיות בו יותר טובות הוא: איך לעבוד יעיל יותר ולהספיק יותר!

אז לקחתי את כל הטיפים שלמדתי עם השנים לבד (בדם יזע ודמעות) והכנתי פוסט מפורט  של כל מה שעוזר לי להיות יותר יעילה בעבודה שלי.

(בסוף יש לי עוד טיפ שלא קשור לעבודה אבל אחלה טיפים)

מה זה יעילות?
לעשות את העבודה על הצד הטוב ביותר ובצורה הכי אפקטיבית.
כלומר, להיות ממוקדות, מהירות ולא למרוח זמן על דברים לא רלוונטים.

• צרו לעצמכם סדר יום והתייחסו ברצינות לזמן העבודה

בכל בוקר אני מתחילה לעבוד בשעה 8:30 עד 13:45 כמובן שיש חריגים אבל יש לי שעות עבודה קבועות.
אם מתקשרים אלי בשעות האלו לא בענייני עבודה אני מבקשת לחזור אחרי 14:00, אם יש צורך בפגישות לא בענייני עבודה אני מנסה לדחות לאח”כ ובקיצור לא קובעת שום דבר לבקרים כדי לעבוד ולא לבזבז זמן עבודה יקר.
בעבר היו אנשים סביבי שחשבו שזה שאני עצמאית אומר שאני בעצם לא באמת עובדת. לקח זמן עד שכווולם התרגלו שזה לא ככה
(כתבתי פוסט שלם על צמצום זמן העבודה, מוזמנות לקרוא אבל בקצרה מדובר על פחות ללכת לכנסים, לצמצם פגישות למינימום ולהתייחס לשעות העבודה בחרדת קודש)

• רוטינת בוקר קבועה, סדר יום קבוע, רשימת משימות ותעדוף משימות

גיליתי שהשעות שבהם אני הכי מרוכזת זה בשעתיים הראשונות של הבוקר, הראש שלי בשיא הערנות ובשיא החדות.
הבעיה היא שפעם הייתי פותחת את המחשב בבוקר, מתחילה לשוטט בפייסבוק, לקרוא חדשות, לצפות בסרטונים של חתולים ולמרוח את הזמן.
כשהבנתי שזה הזמן הכי טוב שלי התחלתי להיות קמצנית עליו ולא לבזבז אותו על דברים שלא מצריכים ריכוז.
כל בוקר יש לי סדר בוקר חשוב, אני עוברת על המיילים ועונה על מה שדחוף, עונה לכל מה שדחוף בוואצפ ובפייסבוק, מאשרת פוסטים בקבוצה שאני מנהלת ואז מתחילה לעבוד על מה שחשוב  לאותו יום.
איך אני יודעת מה חשוב באותו יום?
כל יום בבוקר אני עושה לי רשימה של דברים חשובים לסיים היום ודברים שבכללי אני רוצה לעשות בימים הקרובים והם לא דחופים דווקא להיום.
גיליתי שאם אני רושמת לי את כל מה שאני צריכה לעשות היום מול העיניים על דף זה הכי עוזר לי.
דבר שני אני מאד מקפידה ומשתדלת לעשות את המשימות לפי הסדר כי אחרת אני מתפזרת.
אני פשוט רושמת לי אותם ועושה לפי הסדר של המשימות בטור בלי לדלג. לי זה עובד הכי טוב ועוזר לי לא לדלג כל פעם בין משימות.

רשימה יומית בד”כ נראית ככה:
להכין הצעת מחיר לX
להכין את הניוזלטר ללקוח X
להכין פוסטים לפייסבוק ומאמר ללקוח Y
ולהכין מסמכים לרו”ח

בצד יש לי בד”כ משימות שצריכות להעשות אבל לא דחופות לעכשיו למשל: להכין פוסטים לפייסבוק לשבוע הבא.

במשך הבוקר אני עוברת על הרשימה ועושה הכל לפי סדר ומסמנת בV מה שטופל.
אם יש משהו שאני צריכה לחכות לתשובה אני מסמנת לי אותו בסימן שאלה וממשיכה הלאה למשימה הבאה.
בסוף היום אני עוברת על כל הרשימה שוב, בודקת שמי שהיה צריך לחזור אלי חזר אלי ושהכל סגור.
אם נשאר לי זמן בסוף היום אני עוברת למשימות שכתוב לי שהם פחות דחופות.
אם לא נשאר זמן הם עוברות ליום הבא עד שהם דחופות.
בימי חמישי אני מאד מנסה לסגור את כל המשימות ולא לגרור לשבוע הבא.
כל הדברים האלו שאני עושה באופן קבוע כבר כמה שנים ממש עוזרים לי להיות יעילה וממוקדת ולא להתמרח ולאבד זמן יקר.

יש תוכנות לניהול משימות כמו טרלו. אצלי אישית זה לא עובד אבל טרלו זאת אחלה תוכנה והרבה אנשים מאד אוהבים אותה.

כמה שאלות שכדאי לך לשאול את עצמך כדי להיות יעילה

מה מפריע לכך ומה גורם לך להתרכז?
יש אנשים שהדבר שהכי מפריע להם לעבוד זה רעשי רקע ויש כאלו שבלי רעש רקע לא יכולים לעבוד.
תכירו את עצמכם ואם אתם כאלו שצריכים שקט אז שימו את הטלפון על שקט, אפשר לקנות אוזניות מבטלות רעשים ולהתאמץ להיות במקום שקט ככל האפשר.
אני אישית מאלו שלא יכולים לעבוד בלי רעשי רקע אז לכן אני שמה תמיד רדיו ברקע, למה דווקא רדיו? ככה גם יש לי מוזיקה, גם מידי שעה אני שומעת מה חדש בעולם וגם יודעת כל פעם שעוברת שעה כי יש חדשות וזה עוזר לי להשאר בפוקוס על מה השעה ולא להתעורר פתאום ולגלות שנתקעתי על משימה 3 שעות ושעוד רגע אני מסיימת לעבוד.
ממליצה מאד להכיר את האתר של 99FM יש שם אחלה מוזיקה לפי מצבי רוח וסגנונות.

מתי אני הכי יעילה וחדה?
יש אנשים שהכי יעילים בבוקר ויש כאלו שרק כשהשמש שוקעת מתחילים להיות ערניים. שווה להכיר את עצמך ולקבוע את שעות העבודה לפי זה.

משימות שלא מצריכות חשיבה
כמעט בכל זמן נתון יש לי משימות שאני צריכה לעשות והן לוקחות זמן אבל לא מעסיקות את הראש. כמו למשל, להזמין מי שלחץ לייק על פוסט שיעשה לייק לדף, אני מנהלת הרבה דפים ובעקרון כל יום עוברת על הפוסטים האחרונים ומזמינה לעשות לייק.
במקום לעשות את הפעולה הזאת בזמן שאני בשיא הריכוז אני שומרת לי את המשימות לזמנים שאפשר לעשות את זה במקביל.
למשל, כל מי שדיבר איתי בטלפון בשעות הבוקר יודע שאני תמיד עושה משהו תוך כדי… אם אני צריכה לצפות בסרטון שקשור לעבודה כדי ללמוד משהו או להמתין שיענו לי בטלפון או כל דבר כזה תמיד תוך כדי אני אעשה משימות נוספות.
אגב, גם בלי קשר לעבודה זאת אחלה שיטה – אני למשל אף פעם לא מקפלת כביסה רק תוך כדי שיחות טלפון או צפייה בסרט, כנ”ל לגבי שטיפת כלים. ככה המשימות שלא מצריכות להפעיל את הראש נעשות כבדרך אגב תוך כדי ולא מבזבזות זמן יקר.

מה לעשות כשלא מצליחים להתרכז?

כשלמדתי באוניברסיטה הפתוחה כתבו לנו הנחיות לכתיבת עבודות. אם אתם נתקעים על תרגיל מסויים יותר מ-10 דקות תדלגו לתרגיל הבא ואח”כ תחזרו אליו.
אם יש משימות שאתם רואים שהמוזה לא עובדת ושלא מצליחים להתקדם עדיף לעשות הפסקה קטנה, לאכול משהו טעים ואז לנסות להמשיך.
חבל להתקע שעות על משימה שלא מצדיקה את זה.

מה לעשות כשהפייסבוק קורץ לנו ומפריע לעבוד?

יש הרבה שיטות אבל לכל אחד עובד משהו אחר.
לי עוזר-
להיות עם רשימת משימות שיושבת לי על דף מול העיניים.
לא להשאיר פייסבוק פתוח בדפדפן לא לצורך.
להזכיר לעצמי לפני שאני נכנסת לפייסבוק מה המשימה שיש לי לעשות שם ולנסות לצאת מהר.
לנסות כמה שעות בבוקר לא להכנס בכלל לפייסבוק כי מנסיון כניסה אחת גורמת לי להכנס אחרי כמה דקות שוב ושוב ושוב.

עוזר מאד להרבה אנשים-
למחוק את האפליקצייה של פייסבוק.
להתקין אפליקציות שחוסמות או מגבילות.
לעשות לוג אאוט בפייסבוק במחשב בכל פעם ואז להזדקק להכניס סיסמה בכל פעם

אל תזלזלו ברבע שעה או בכמה דקות

לפעמים קורה שהתינוקת נרדמת ואני צריכה עוד כמה דקות לצאת מהבית. או שסיימתי משימה ויש לי עוד מעט שיחת ווידאו שקבעתי או פגישה.
בעבר הייתי יושבת סתם או מורחת את הזמן. לאחרונה הבנתי שברבע שעה אפשר להספיק כל כך הרבה! לפעמים אני מתיישבת במחשב לרבע שעה ועושה משימות שיש לי לאותו יום ולא מאמינה כמה הספקתי כי כשיש דד-ליין ואני צריכה עוד רבע שעה לקום אני כל כך מפוקסת וממוקדת ומספיקה מלא.

סביבת עבודה משפיעה על איכות העבודה

מחקרים מוכיחים שאם נעים לשבת העבודה נעשית בצורה הרבה יותר יעילה.
זה לא אומר שחייבים לתלות משפטים מעוררי השראה על פינת העבודה…
אבל מה שמשפיע כן משמעותית לדעתי זה נוחות הישיבה ונוחות המחשב.
אני עובדת עם כסא שמאד נוח לי ולמי שיושב הרבה שעות זה קריטי.
ועוד נושא ממש חשוב זה המחשב!
תדאגו שהמחשב יעבוד טוב, יעבוד מהר, לא יתקע ולא יעשה קונצים.
אני עובדת קבוע עם שני מסכים וזה משדרג את החיים בצורה שאי אפשר להאמין! ממש ממליצה למי שיכול להוסיף עוד מסך ולא תאמינו כמה מהר וכמה נוח לעבוד ככה!

נוחתת עלייכם השראה באמצע היום בשומקום?
לי קורה הרבה שפתאום בסתם הליכה או פעולה לא קשורה לעבודה נוחתת עלי השראה ונופלים לי רעיונות מטורפים.
בגלל שאני חוששת לשכוח פשוט פתחתי לי קבוצה בטלגרם (אפשר בוואצפ כמובן) אני פשוט כותבת שם את כל הרעיונות וזה ממש נחמד ושימושי.
מן הסתם שיש עוד אפליקציות של רשימות אבל זה יותר זמין לי

אאוטסורסינג

אם אתם מרגישים שאתם לא יעילים לפעמים הפתרון הכי טוב הוא לקחת את המשימות שאתם פחות טובים בהם ולתת אותם למישהו חיצוני. זאת המלצה ששמעתי הרבה אבל התחלתי ליישם רק לאחרונה וזה באמת אחלה! 🙂

לסיכום:

• תתייחסו ברצינות לזמן ושעות העבודה
• עשו הרגל של רוטינת בוקר קבועה ורשימת משימות
• בדקו מה מפריע לכם להתרכז ומה עוזר?
• בדקו מתי אתם הכי יעילים והכי חדים
• הכינו לכם בצד משימות שלא מצריכות מחשבה לזמנים מתים
• אם לא מצליחים להתרכז, עשו הפסקה קטנה
• אם הפייסבוק קורץ לכם מצאו מה עוזר לכם להתחמק ממנו
• אל תזלזלו ברבע שעה או בכמה דקות אפשר להספיק המון!
• סביבת עבודה משפיעה המון על איכות העבודה. מחשב טוב וכסא נוח זה חובה. אני עובדת עם 2 מסכים וזה מדהים!
• נוחתת עלייכם השראה באמצע שומקום? תכתבו את זה לעצמכם בקבוצת וואצפ
• יש משימות שמעיקות ושואבות לכם זמן? לפעמים אאוטסורסינג זה פתרון מעולה

טיפים קטנים נוספים ליעילות שלא דווקא קשורים לעבודה

טיפ המיקרוגל – כדי לשמור על מטבח מסודר עשיתי לי כלל שכל פעם שיש משהו במיקרוגל או שאני מחכה לקומקום אני תוך כדי שוטפת כלים.
רוב הזמן זה עובד לי מצויין ועוזר שלא יצברו כמעט אף פעם הרבה כלים.

קיפול כביסה ומשימות משעממות אני תמיד עושה תוך כדי שיחות טלפון זה מעביר את הזמן מהר 🙂

קניות און-ליין – כל מילה מיותרת! מי שהמציא את זה גאון!

עריכה: אחרי שפרסמתי את הפוסט וקיבלתי הרבה תגובות מפרגנות, פנתה אלי ליאת בהר וביקשה לתרגם את הפוסט לאנגלית. הנה הוא באנגלית 13 Productivity Tips To Help You Get It All Done